Effektive Kommunikationsfähigkeiten für die Durchführung von Meetings

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Die Sitzungen decken drei Hauptbereiche ab:


(1) Bereitstellung der Politik und der Verfahren; 
 
(2) Organisation und Durchführung des Treffens im Rahmen seiner Geschäftsordnung und Formalitäten; 

(3) Erwarten der Mitglieder, die an der Beschlussfassung teilnehmen und Maßnahmen in den Fachgebieten und Interessen der Tagung initiieren und durchführen. Wenn diese drei Verantwortungsbereiche konsequent umgesetzt werden, werden Meetings effektiv, da die Exekutive und die Mitglieder die Möglichkeit erhalten, neue Ideen zu entwickeln, Probleme zu lösen und demokratische Entscheidungen zu treffen.Die meisten Manager verbringen viel Zeit in Besprechungen mit ihren Mitarbeitern und Mitarbeitern des Unternehmens. Sie arbeiten als Mitglieder von funktionsübergreifenden Arbeitsteams oder als Teilnehmer in speziellen Task Forces. Die Durchführung produktiver Meetings ist für viele Manager immer wieder eine große Herausforderung. Viele Besprechungen sind einfache Informationsaustauschsitzungen. Die Informationen können dann besser durch ein kurzes Memo oder ein kurzes Telefonat verbreitet werden. Viele andere Treffen werden durchgeführt, um komplizierte Probleme zu lösen, während grundlegende Erkenntnisse und Untersuchungen noch nicht abgeschlossen sind.Der erste Schritt bei der Durchführung von Qualitätsmeetings ist es sicherzustellen, dass die bereitgestellten Informationen für die Art der erforderlichen Kommunikation geeignet sind. 

Effektive Kommunikationsfähigkeiten für die Durchführung von Meetings

 1. Verteilen Sie die Tagesordnung des Treffens, bevor die Sitzung beginnt. In der Regel wird ein Memo mit den Themen verteilt, die in der Sitzung besprochen werden. Geben Sie allen Teilnehmern die Möglichkeit, Ideen zu den Themen auszutauschen, die während des Treffens besprochen werden. Vermeiden Sie es, zu viele Themen für die Diskussion festzulegen. Seien Sie konsistent mit dem, was Sie in einem bestimmten Meeting besprechen möchten. 

2. Laden Sie alle relevanten Teilnehmer und Entscheidungsträger ein. Sie werden eine wichtige Rolle bei den Endentscheidungen des betreffenden Treffens spielen. 

3. Wählen Sie einen geeigneten Ort für das Meeting. Versuchen Sie, einen großen Ort mit der richtigen Atmosphäre und Komfort zu finden. Der richtige Ort erleichtert den Nachrichtenaustausch und gibt Ihnen die Möglichkeit zu sagen, was nötig ist. 

4. Wählen Sie Stühle mit weichen Kissen und ausreichender Beleuchtung. 

5. Protokollieren Sie das Meeting und verteilen Sie es nach dem Meeting an die Teilnehmer. Wichtige Aspekte vor einem Meeting 

Stellen Sie fest, ob die anstehenden Probleme gelöst werden müssen. 

• Sind diese Themen wichtig genug? 

• Haben wir genügend Ressourcen und Zeit, um diese Probleme zu lösen? 

• Sind Sie bereit, unsere Ressourcen und Zeit für die Lösung dieser Probleme bereitzustellen? 

Erläutern Sie den Zweck des Treffens.

 • Warum müssen wir diese Fragen diskutieren?

 • Was erwarten wir von diesem Treffen? 

• Welche Rolle spielen wir bei den Versuchen, die erwarteten Ziele zu erreichen? 

• Was erwarten wir von diesem Treffen im Zusammenhang mit unseren Beziehungen zu Außenstehenden? 

Bereite dich vor. 

• An was für ein Problem denke ich und warum? 

• Wie kann ich das betreffende Problem ausdrücken? 

• Wurde das Problem von anderen verursacht?

• Bin ich bereit, den anderen Teilnehmern des Meetings zuzuhören? 

• Wie fühle ich mich über das Problem? Wie fühlen sich die anderen über das Problem? Können wir unsere Gefühle kontrollieren, wenn wir darüber reden?

 Nähere dich den anderen.

 • Kontaktieren Sie die anderen und legen Sie einen neutralen Ort für ein Meeting fest. 

• Fragen Sie, ob alle Beteiligten zu einem bestimmten Zeitpunkt und an einem bestimmten Ort an dem Meeting teilnehmen können. 

Wichtige Aspekte während eines Meetings 

• Behandle jeden mit Respekt.

• Sei ehrlich. 

• Hören Sie sich andere Ansichten an und verstehen Sie, warum ihre Ansichten für sie wichtig sind 

• Erklären Sie Ihre Ansichten und Wünsche. 

• Kontrolliere deine Emotionen. Machen Sie ggf. eine Pause.

 • Sei geduldig. Die Diskussion kann zeitweise im Kreis laufen. Versuchen Sie, genauer zuzuhören. 

• Brainstorming. Teilen Sie Ihre Ideen mit, um die Bedürfnisse aller zu erfüllen.

 • Treffen Sie eine Entscheidung, die von allen unterstützt wird, und erstellen Sie einen Implementierungsplan. 

Wichtige Aspekte nach einem Meeting 

• Protokollieren Sie die gemeinsamen Entscheidungen, die während des Meetings getroffen wurden. 

• Falls die Sitzung keine gemeinsame Entscheidung hervorbrachte, planen Sie die nächste Sitzung. Notieren Sie, was besprochen wurde und was in einem nächsten Meeting noch besprochen werden muss. Dies ist wichtig, um zu vermeiden, dass die gleichen Diskussionen in einem nächsten Meeting wiederholt werden. 

• Machen Sie eine Agenda für das nächste Meeting. 

• Wenn entscheidende gemeinsame Entscheidungen getroffen wurden, bewerten Sie diese. Überwachen Sie die Umsetzung der Entscheidungen. Bei Abweichungen notwendige Korrekturen vornehmen oder ein Notfallmeeting durchführen.

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